XÂY HỆ THỐNG LƯU TRỮ HỒ SƠ

Quản lý hồ sơ và lưu trữ là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì thông tin có hệ thống, thuận tiện cho việc tra cứu và sử dụng khi cần. Khóa học hướng dẫn anh chị xây dựng khung phân loại hồ sơ dựa trên chức năng hoạt động của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, nhân sự và tài chính, thay vì phụ thuộc vào cơ cấu phòng ban. Từ đó, người học sẽ tìm hiểu cách thiết lập hệ thống phân loại ba cấp, xây dựng quy tắc mã hóa và đặt tên thống nhất cho hồ sơ giấy cũng như hồ sơ điện tử, có phân biệt năm lưu trữ và phiên bản tài liệu. Bên cạnh đó, khóa học đề cập đến cách lập bảng thời hạn lưu giữ, xác định thời điểm chuyển hồ sơ vào kho lưu trữ và quy trình xử lý hồ sơ hết hạn theo xác nhận của bộ phận có thẩm quyền. Nội dung cũng hướng dẫn thiết lập quy trình mượn, trả, tra cứu và hủy hồ sơ có ghi nhận đầy đủ. Thông qua bài tập thực hành, anh chị có thể xây dựng khung quản lý hồ sơ cho một chức năng cụ thể trong doanh nghiệp.