QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ ƯU TIÊN CÔNG VIỆC

Trong vai trò quản lý cấp trung, thời gian làm việc thường bị chia nhỏ bởi yêu cầu từ cấp trên, nhu cầu hỗ trợ nhân viên, các cuộc họp và hoạt động phối hợp liên phòng ban. Khi thiếu phương pháp quản lý thời gian, những công việc quan trọng như lập kế hoạch, huấn luyện đội ngũ hoặc định hướng hoạt động dễ bị trì hoãn bởi các yêu cầu phát sinh hằng ngày. Khóa học tập trung giúp nhà quản lý sử dụng thời gian có chủ đích hơn thông qua việc nhận diện thực trạng, xác định ưu tiên và tổ chức lịch làm việc phù hợp. Trước tiên, học viên được hướng dẫn ghi nhật ký thời gian trong một tuần, phân tích cách sử dụng thời gian và nhận diện những khoảng gián đoạn, cuộc họp kéo dài hoặc việc chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ. Tiếp theo, khóa học giới thiệu phương pháp phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, hỗ trợ quyết định việc cần xử lý ngay, lên lịch, giao cho người khác hoặc loại bỏ. Một nội dung thiết yếu khác là sử dụng đòn bẩy quản lý thông qua giao việc, huấn luyện nhân viên và đưa ra quyết định kịp thời, qua đó giảm sự phụ thuộc của đội ngũ vào người quản lý. Học viên cũng được thực hành cách trao đổi và thương lượng khi tiếp nhận những yêu cầu chưa phù hợp với ưu tiên hiện tại, nhằm duy trì quan hệ hợp tác mà vẫn bảo vệ thời gian dành cho công việc trọng yếu. Trong phần thực hành, mỗi học viên thiết kế lịch tuần chuẩn với các khoảng thời gian dành cho công việc tập trung, trao đổi cá nhân, họp đội và xử lý phát sinh. Lịch được thử nghiệm trong hai tuần và điều chỉnh dựa trên trải nghiệm thực tế. Qua đó, nhà quản lý từng bước hình thành phương pháp tổ chức thời gian phù hợp với trách nhiệm quản lý và nhu cầu của đội ngũ.