QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO VÒNG ĐỜI

Một biên bản bàn giao bị thất lạc, một hợp đồng có nhiều phiên bản hoặc một hồ sơ không thể tìm thấy khi cần đối chiếu đều có thể khiến doanh nghiệp mất thời gian, phát sinh chi phí và gặp khó khăn khi giải quyết tranh chấp. Trong thực tế, giấy tờ hành chính được tạo ra mỗi ngày nhưng thường lưu trữ theo thói quen, thiếu phân loại và không có người chịu trách nhiệm rõ ràng. Khóa học giúp người làm hành chính phân biệt hồ sơ cần quản lý chính thức với tài liệu làm việc thông thường, nhận diện các đặc tính của một hồ sơ đáng tin cậy và tìm hiểu vòng đời hồ sơ từ khi hình thành, sử dụng, lưu trữ đến khi kết thúc. Bên cạnh đó, nội dung đề cập đến những rủi ro thường gặp như thất lạc bằng chứng, lộ thông tin, khó truy xuất và lưu giữ giấy tờ không còn giá trị sử dụng. Khóa học cũng hướng dẫn cách xác định những vấn đề cần trao đổi với bộ phận pháp chế hoặc người có thẩm quyền liên quan đến thời hạn lưu giữ hồ sơ, thay vì tự áp dụng theo thói quen. Phần thực hành cuối khóa tập trung vào kiểm kê nhanh các nhóm hồ sơ hiện có, nhận diện điểm thiếu kiểm soát và xác định những nội dung cần chuẩn hóa. Khóa học phù hợp với nhân sự hành chính văn phòng, nhân viên văn thư lưu trữ và người phụ trách quản lý hồ sơ tại các phòng ban.