NỀN TẢNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG LÀM VIỆC

Một văn phòng có diện tích rộng chưa chắc đã là nơi làm việc thuận tiện. Chỗ ngồi thiếu hợp lý, phòng họp sử dụng không hiệu quả, ánh sáng, nhiệt độ và tiếng ồn không phù hợp đều có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm và hiệu quả làm việc của nhân viên. Đây cũng là những vấn đề mà bộ phận hành chính thường xuyên phải tiếp nhận và xử lý. Khóa học tiếp cận quản lý hành chính văn phòng từ mối quan hệ giữa ba yếu tố: không gian, tiện ích và người sử dụng. Nội dung giúp người học nhận diện các khu vực làm việc phổ biến như khu tập trung, phòng họp, khu cộng tác, khu yên tĩnh, khu tiếp khách và các khu tiện ích. Thông qua quan điểm về tổ chức không gian của kiến trúc sư Frank Duffy, người học hiểu được vì sao mỗi khu vực cần được bố trí phù hợp với mục đích sử dụng và đặc điểm công việc của nhân viên. Bên cạnh đó, khóa học đề cập đến phạm vi trách nhiệm của bộ phận hành chính, cách phân biệt công việc có thể tự xử lý với những vấn đề cần chuyển cho bộ phận kỹ thuật hoặc đơn vị chuyên môn. Các yếu tố về tiện nghi và sức khỏe tại nơi làm việc như ánh sáng, nhiệt độ, chất lượng không khí, tiếng ồn và tư thế ngồi cũng được xem xét cùng một số chỉ số cơ bản về sử dụng không gian. Trọng tâm thực hành là xây dựng bảng kiểm tự đánh giá hiện trạng văn phòng theo ba nhóm tiêu chí: công năng, tiện nghi và an toàn. Từ kết quả đánh giá, người học có thể xác định những bất cập, xem xét mức độ ảnh hưởng và chi phí khắc phục để sắp xếp thứ tự ưu tiên. Khóa học phù hợp với nhân viên hành chính, trợ lý, lễ tân được giao phụ trách văn phòng và quản lý bộ phận hành chính muốn hệ thống hóa công việc quản lý nơi làm việc.