LẬP NGÂN SÁCH BỘ PHẬN THEO HOẠT ĐỘNG

Ngân sách bộ phận không chỉ là bảng dự kiến chi tiêu mà còn phản ánh cách nhà quản lý chuyển mục tiêu hoạt động thành nhu cầu nguồn lực và chi phí cụ thể. Khi ngân sách được lập thiếu căn cứ, người quản lý dễ gặp khó khăn trong giải trình chênh lệch, đề xuất bổ sung nguồn lực hoặc điều chỉnh chi phí khi tình hình thay đổi. Khóa học tập trung vào phương pháp lập ngân sách theo hoạt động, giúp nhà quản lý cấp trung xây dựng kế hoạch tài chính có cơ sở từ công việc thực tế của đội ngũ. Nội dung đầu tiên hướng dẫn chuyển mục tiêu và kế hoạch hoạt động năm thành nhu cầu nguồn lực, bao gồm nhân sự, thời gian làm việc, vật tư, mua sắm và đào tạo. Thay vì dựa chủ yếu vào số liệu năm trước, học viên xác định từng hoạt động cần thực hiện, ước lượng nguồn lực tương ứng và làm rõ các giả định hình thành ngân sách. Tiếp theo, khóa học hướng dẫn xây dựng ba phương án ngân sách gồm phương án thấp, phương án cơ sở và phương án cao, dựa trên những mức độ thay đổi khác nhau về khối lượng công việc. Học viên phân biệt khoản chi thay đổi theo hoạt động với khoản chi tương đối cố định, đồng thời xác định điều kiện cần thiết để điều chỉnh phương án khi thực tế khác dự kiến. Một nội dung quan trọng khác là kiểm soát chi phí có chọn lọc, thông qua phân biệt khoản chi tạo giá trị với chi phí phát sinh từ lãng phí, làm lại hoặc phối hợp chưa hiệu quả. Qua đó, người quản lý có thể xem xét phương án tiết kiệm mà vẫn duy trì những nguồn lực cần thiết cho kết quả của bộ phận. Trong phần thực hành, học viên lập ngân sách năm và ba phương án cho bộ phận mình, sử dụng mẫu bảng, danh mục kiểm tra và lịch thực hiện để chuẩn bị cho quá trình lập, trình duyệt và theo dõi ngân sách.