HOẠCH ĐỊNH VÀ ĐIỀU PHỐI NGUỒN LỰC DỰ ÁN

Một kế hoạch dự án có tiến độ và ngân sách rõ ràng vẫn có thể gặp trở ngại nếu không xác định được ai thực hiện công việc, sử dụng nguồn lực nào và vào thời điểm nào. Trong thực tế, nhân sự thường tham gia nhiều dự án, thiết bị và vật tư có lịch sử dụng riêng, trong khi các bộ phận chức năng phải cân đối nhiều nhu cầu cùng lúc. Khóa học giúp Quản Lý Dự Án tiếp cận việc hoạch định nguồn lực một cách có hệ thống, bắt đầu từ cấu trúc phân rã công việc để ước lượng nhu cầu về nhân sự, kỹ năng, thiết bị và vật tư cho từng gói công việc theo thời gian. Người học được hướng dẫn xây dựng ma trận phân công trách nhiệm, xác định rõ người thực hiện, người chịu trách nhiệm cuối cùng, người cần tham vấn và người cần được cập nhật thông tin. Bên cạnh đó, khóa học phân biệt hai phương pháp san bằng nguồn lực và làm mượt nguồn lực, đồng thời xem xét tác động của từng phương pháp đến đường găng và thời điểm hoàn thành dự án. Nội dung cũng đề cập đến những thách thức khi sử dụng nguồn lực chung giữa nhiều dự án, đặc biệt là tình trạng một nhân sự phải chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ, làm giảm khả năng tập trung và hiệu suất thực tế. Để xử lý những tình huống này, người học tìm hiểu cách sắp xếp công việc, nhận diện thời điểm quá tải và thương lượng với các trưởng bộ phận chức năng dựa trên dữ liệu về nhu cầu nguồn lực, tiến độ và tác động khi thiếu nhân sự. Trong phần thực hành, người học sử dụng các gói công việc của một dự án thực tế để lập ma trận trách nhiệm, phân tích khối lượng công việc theo tuần và đề xuất phương án điều phối phù hợp. Qua đó, kế hoạch nguồn lực trở thành cơ sở phối hợp giữa các bên, thay vì chỉ là giả định trong kế hoạch tiến độ.